Depuis le début du projet, nous vous avons toujours donné la possibilité de télécharger vos contenus de façon unitaire au cas par cas et dans des formats standards pour que vous puissiez les réutiliser/archiver en dehors de MyAssoc. Certains d’entre vous, nous ont indiqué que pour un besoin d’archivage annuel ceci pouvait être un fastidieux.
Vous nous l'avez demandé, nous l'avons fait !
Nous avons donc créé un bouton d’archivage vous permettant de rassembler d’un coup tous vos documents ajoutés au fil de l’eau à la plateforme et de les télécharger en une seule fois.
Comment ?
Menu "Gestion de l'archivage"
Le bouton se situe dans le menu « Club » / « Association » -> « Gestion de l’archivage. »
Bouton "Créer une nouvelle archive"
Dans un premier temps, vous devez cliquer sur « Créer une nouvelle archive » afin que le système rapatrie tous les fichiers, documents et images de votre association ou club.
Bouton "Télécharger les documents"
Une fois, le téléchargement terminé, cliquez sur le bouton « Télécharger les documents ». Le dossier ZIP se trouvera dans les téléchargements de votre ordinateur.
Les documents téléchargés
Au global
Les Bilans de Trésorerie
Dans cet export, vous retrouvez les différents documents de synthèse de trésorerie.
En effet, dans le dossier nommé « Bilan », il y a :
- La trésorerie détaillée
- La trésorerie des comptes bancaires
- Le compte de résultats
- Le bilan
- Le compte oeuvre
- La trésorerie des manifestations
- La présentation financière
Les Médias
Ce dossier se compose, tout simplement, de tous les éléments téléversés dans la galerie média : les dossiers et fichiers ajoutés (documents et images).
Par saison
Les Actualités
Dans ce dossier, un fichier PDF est créé répertoriant toutes les actualités de l’année.
Les Bilans
Ici, cela diffère du dossier de bilan global. Dans celui-ci, se trouve ce qui concerne la saison.
À savoir : la présentation financière de la saison et les différents graphiques de répartition (recettes, dépenses et recettes/dépenses des actions).
Les Comptes rendus
Dans ce dossier, il s’agit d’un fichier PDF composé de tous les comptes rendus émis lors de la saison.
Les Documents
Comme son nom l’indique, dans cette archive sont regroupés tous les documents liés à la saison de la galerie médias.
Les Emails
Vous pouvez retrouver dans cette partie, tous les emails de comptes rendus qui ont été envoyés lors de la saison.
Les Excel
Il s’agit ici d’un tableau récapitulatif de tous les mouvements de la saison.
Les Factures
Comme vous vous en doutez, ce dossier rassemble l’ensemble des factures générées durant la saison.
Les FEC
Ce dossier d’archivage contient un fichier regroupant les écritures comptables qui peuvent être importées dans un logiciel adapté. Ce fichier est sous format FEC.
Les Manifestations
Tout comme pour les actualités, là aussi, un PDF reprend toutes les manifestations et événements organisés par l’association ou le club.
Les PDF
Enfin, l’archivage comprend aussi le trombinoscope des membres sous format PDF.