Cet article de la Myassoc Academy, inaugure une nouvelle série d’articles explicatifs autour de la V2 de MyAssoc nouvellement mise à jour. Il traite de la gestion des membres et des réunions dans MyAssoc. Ces fonctionnalités sont disponibles pour le Secrétaire ou toutes autres personnes autorisées par le Président.
GESTION DES MEMBRES ET SYMPATHISANTS
La gestion des membres est assez simple, elle vous permet d’ajouter, sortir ou de modifier des membres. Vous pouvez aussi ajouter des sympathisant en les saisissant un par un ou en important un fichier excel. Vous pourrez ensuite inviter ces sympathisants à des réunions, leur diffuser le compte rendu de ces réunions, les inscrire sur les plannings de manifestations ou leur envoyer des mailing
GESTION DE LA REUNION
Comme vous le savez, la réunion est centrale dans la vie de vos clubs. L’organisation du calendrier des réunion ainsi que son suivi permanent par le secrétaire permet de coller à la réalité de votre pratique. Sur MyAssoc, une réunion comporte plusieurs aspects
- Le type de réunion et paramètres
- Les réglages de dates et lieux
- Les listes d’invités
Le type de réunion aura un impact sur d’autres éléments dans l’application. Par exemple, seules les présences aux statutaires « nourrissent » les statistiques d’assiduité du club. Le paramètre de partage indique si le compte rendu de cette réunion doit apparaître automatiquement dans l’accès du PZ.
Les dates et lieu seront rappelées aux membres lors de vos envois de convocations/relances et permettrons la visualisation de la réunion dans le calendrier.
La Liste d’invité est essentielle car elle conditionne les listes d’envoi de mail liés à la réunion. Tous les invités identifiés (Membres, Sympathisants) à une réunion recevront les convocations, les relances ainsi que le compte-rendu.
Tutoriel partie 1
PRÉSENCES ET COMPTE-RENDU
Tutoriel partie 2
Dès le départ d’une réunion on doit pointer la présence de membres et en fonction des réglages, de leur conjoint ou d’invités extérieurs. Ensuite les travaux ont lieu.
Le compte rendu est en lui-même la mémoire des débats et travaux du club. L’important à nos yeux est l’instantanéité de la rédaction. Nul besoin de passer beaucoup de temps à la mise en page ou d’en faire « un magazine » , nous l’automatisons lors du mail de compte rendu. Ceci facilite la rédaction et le passage de témoin entre des secrétaire successifs (tout le monde n’a pas forcement de talents de mise en page)
Par contre vous pouvez en quelques points reprendre l’essentiel des conclusions de votre réunion. Vous pouvez évidement ajouter des images ou des documents à ce compte rendu (méthode favorisée par rapport à l’ajout de pièces jointes pour des raisons de bonne délivrabilité)